Contamos por qué para conocer la verdadera situación de la empresa es vital cerrar el año contable correctamente cuanto antes.

  • Tras el 31 de diciembre, dedicar tiempo, pensamientos y esfuerzos al año anterior resta energías y capacidad para afrontar lo que viene

Lamentablemente, en algunas empresas no se le da a la contabilidad la trascendencia que tiene y su cierre definitivo se pospone en el tiempo incluso hasta el mes de julio, con el depósito de cuentas anuales. En estos casos de retraso, el mes de enero se dedica a hacer lo justo para presentar los impuestos trimestrales (básicamente IVA e IRP) y las declaraciones informativas

Con la contabilidad cerrada cuanto antes, aprenderemos del recorrido hecho para aplicar toda la sabiduría obtenida al 2020.

Las consecuencias del retardo son variadas y nada positivas: saldos bancarios sin conciliar, saldos deudores o acreedores que inflan el balance sin saber si son correctos o no… En definitiva, una imagen de la empresa que puede no corresponderse a la realidad. Veamos estos y otros motivos por los cuales es conveniente cerrar el ejercicio contable cuanto antes.

La mejora de los procesos de la información contable

La contabilidad no es (solamente) una obligación legal. Es, además, una necesidad. Una de sus funciones es dar al empresario una visión de la situación económico-financiera de su negocio.

La contabilidad es una de las principales fuentes de información empresarial

Un simple vistazo sobre el balance de situación de una contabilidad llevada correctamente y al día permite, entre otras cosas, conocer los pagos a realizar en el año siguiente y los recursos de los que se dispone para ello, detectar la posible morosidad de los clientes o ver la necesidad de financiación externa e interna del negocio.

Una lectura de la cuenta de pérdidas y ganancias permite observar los márgenes sobre compras a los que se está vendiendo, el peso de los gastos de personal y el resto de gastos en la cuenta de resultados o el beneficio, en términos relativos y absolutos que se está obteniendo.

La contabilidad es una herramienta fundamental en la toma de decisiones

La contabilidad da al empresario una visión objetiva de la realidad de la empresa, más allá de las sensaciones y de la tesorería disponible, que, con más frecuencia de lo deseable, gobiernan la toma de decisiones.

Disponer cuanto antes de esta información permitirá tomar decisiones acertadas y a tiempo, que pueden ser imprescindibles para motivaciones tan distintas como tomar ventaja frente a la competencia o salvar de la quiebra a un negocio.

Un cierre contable analizado, trabajado y presentable ante terceros, debe ser el punto final a un ejercicio pasado y el inicio de la toma de decisiones futuras.

Reducción de impuestos

Durante el mes de enero se cierra el ejercicio fiscal en cuanto a IRPF e IVA. Si se anticipa el cierre contable del ejercicio a ese cierre fiscal y, por ende, se calcula ya el impuesto de sociedades, aún habrá cierto margen de maniobra para optimizar el beneficio. Además, podremos ofrecer adecuadamente a terceros nuestras cuentas a la vez que pagamos los menores impuestos posibles.

Una vez pasado enero, con todos los modelos tributarios presentados, eso solamente es posible realizando ajustes burdos que llevan a asumir riesgos fiscales innecesarios y que pueden terminar fácilmente en sanciones.

¡Comparte! Averigua cómo cerrar pronto tu contabilidad puede ahorrarte impuestos.

Recordemos, no obstante, que el camino para reducir impuestos pasa por una adecuada planificación fiscal continuada en el tiempo y que ese cierre contable y tributario debería ser consecuencia natural y no forzada de lo planificado durante todo el año.

Puntos imprescindibles para un buen cierre contable

Llegados a este punto queda clara la idea de la importancia de cerrar bien y cuanto antes nuestra contabilidad. Realizaremos, con ese fin, algunos asientos, como los encaminados a las siguientes acciones:

    • En primer lugar, a fecha de cierre tenemos que revisar que no haya incoherencias en los saldos. Es decir, si le debemos a un proveedor Gs. 200.000.000 , no pueden aparecer 10.000.000.000 guaraníes. Para ello, nos será de gran ayuda el balance de comprobación.
    • Tendremos que reclasificar las deudas del largo plazo al corto plazo, así como sus saldos.
    • Igualmente, habrá que dotar la variación de existencias.
    • Debemos dotar lasamortizaciones.
    • También se dotarán las provisiones necesarias, ya sean de ingreso o de gasto.
    • Echaremos un vistazo a los ingresos y gastos para preguntarnos cuáles hay que periodificar.
    • Realizaremos el asiento del impuesto de sociedades.
    • Nuestra solución de gestión contable realizará el asiento de regularización de ingresos y gastos y de cierre del ejercicio.

¿Qué necesita el contable?

Para lograr ese cierre de ejercicio, el contable o nuestro despacho de confianza necesita, básicamente, herramientas. Para empezar, evidentemente, precisa la documentación sobre los hechos contables ocurridos. Es útil alertar desde ya a los proveedores y acreedores sobre la necesidad de disponer de las facturas de diciembre en los primeros días de enero. De las que no se disponga para el día fijado para el cierre, se puede registrar una provisión.

Conviene también que el empresario o directivo tenga de una idea clara del objetivo del resultadoEBITDA, fondo de maniobra, etcétera. Le permitirá estudiar las alternativas contables previstas por las entidades financieras -y aceptadas fiscalmente- para lograr lo planteado sin incorrecciones ni riesgos.

Documentación, conocimiento, soluciones contables y un buen asesor (o  contables en plantilla) son las cuatro columnas sobre las que se sostiene un buen cierre contable

En tercer lugar, el contable necesitasoftware: disponer de herramientas que permitan la importación de asientos, facturas, extractos bancarios, etcétera, permite que el contable deba dedicar menos tiempo a tareas mecánicas y repetitivas y más a la supervisión, control y análisis de la información contable.

Finalmente, la figura del asesor fiscal es conveniente, siendo importante tener una reunión con él antes de finalizar el ejercicio para plantearle los objetivos de cierre de la dirección y que colabore en la búsqueda de alternativas contables y fiscales que permitan dar con las alternativas más adecuadas para lograrlos.

Antes de finalizar el ejercicio será siempre conveniente tener una reunión con nuestro asesor fiscal.

La importancia del balance de sumas y saldos

El balance de comprobación o de sumas y saldos es una herramienta que nos permite visualizar la lista completa de nuestras cuentas contables junto a sus saldos (ya sean acreedores o deudores).

En este punto del ejercicio, es vital emitir un balance de comprobación y ver cuenta a cuenta que todo cuadra. Ahora bien, que las cuentas cuadren no significa que todo se haya hecho correctamente. Por ejemplo, un error habitual en la contabilidad de empresas que tienen mucho flujo de movimientos es poner el cobro de una factura a un cliente, cuando es a otro, por ejemplo.

Un balance puede ser correcto en cifras, pero la contabilidad puede estar incorrecta

Además, sin ver el saldo que tenemos en todas y cada una de las partidas, no podremos seguir la lista de acciones a realizar que numeramos anteriormente (provisiones, amortizaciones, etc.) Por ejemplo, imaginemos que hemos dotado mal trimestralmente la amortización de nuestros activos. Ahora, lo que necesitemos es ver únicamente cuánto nos falta por dotar en el periodo anual.

En definitiva, este paso es vital para cerrar el año reflejando exactamente la imagen real de la empresa.

ás adecuadas para lograrlos.

Antes de finalizar el ejercicio será siempre conveniente tener una reunión con nuestro asesor fiscal.