Es importante señalar la buena recepción que tienen, las propuestas de digitalización de documentación, en las Universidades y Colegios Privados.

Nos encontramos con documentos de los mas variados:

Legajos de alumnos, profesores, contaduría, finanzas, compras, mantenimiento, planos, y otros.

Muchas instituciones tienen trayectoria de varios años, así que es fácil imaginar la cantidad de documentación existente.

Aunque parezca raro, hemos encontrado, entidades que por carecer de espacios físicos en sus instalaciones, han alquilado contenedores para guarda de la documentación. Claro, la complicación inicia cuando hay que buscar un comprobante.

En estos casos y otros similares es donde se debe observar que la digitalización de documentos, es una herramienta auxiliar de enorme valor para la actividad diaria de estas instituciones.

En los caminos que elegimos para promover nuestros servicios, tiene prioridad el buen contacto con las autoridades de la institución, y hacer una demostración en lo posible con documentos de uso casi normal en todos los establecimientos.

Posterior a esa etapa, quedan dos caminos posibles:

  1. Prestar servicios de procesamiento de documentos a cargo de un distribuidor, en las oficinas del cliente o casi con seguridad en las oficinas del establecimiento. Seguramente la universidad o el colegio, con cierta razón, deseará que las imágenes resultantes de la digitalización, sean guardadas en un servidor propio físicamente en sus instalaciones o en la nube indistintamente. Luego se les proveerán todos los visualizadores necesarios, tanto para los integrantes locales, como para eventuales  auditorías externas.
  1. Provisión de licencia de software de digitalización. Si bien es cierto que muchos organismos mencionados, quieren ser los titulares de sus sistemas, también es cierto que en la digitalización, es importante que sea un núcleo especifico de tareas dentro de la institución, con la asignación no solo del hardware apropiado, sino también y muy importante con el personal necesario. Tanto para la preparación de la documentación, como para el escaneo y digitalización de la misma. Si el proceso lo realiza un empleado de otras tareas, posiblemente no tenga éxito asegurado la digitalización, porque se mezclan las preferencias de prioridades. Por eso también es cierto que en muchos casos, la institución adquiere el hardware y software necesario, pero le pide al proveedor que le realice el outsourcing del escaneo y demás funciones.

En cualesquiera de los dos casos, no solo se habrá logrado la digitalización de los documentos, sino que también se incorporaran a la base de datos las imágenes archivadas, otros archivos digitales, recibidos o emitidos, y también se puede migrar la información, vía web service,  al sistema de gestión de la entidad.

El buen punto inicial pasa por el contacto adecuado con la persona responsable y que puede tomar decisiones sobre el futuro de los documentos archivados hasta ese momento. Puede ser el Rector o Director General, gerente administrativo, contador interno o externo y por sobremanera, que tengan una muy buena demostración de los procesos y cuáles son los resultados obtenidos, en funcionamiento y en costos.

Estamos en condiciones de brindar esos servicios a las Universidades y Colegios del Paraguay. Estamos dispuestos a trabajar juntos.