Es muy importante definir y esclarecer   las diferencias entre escaneo y digitalización, o mas propiamente hablando, Gestión documental.

Al escaneo accede cualquier persona que tenga un escáner, a la digitalización accede únicamente aquel que pueda tener un software rico técnicamente, ue permita obtener un archivo de documentos ordenado y de fácil acceso a quienes poseen el sistema.

Si hiciéramos una apretada síntesis entre ambos conceptos, deberíamos tener en cuenta lo siguiente:

Escaneo: El único logro es la reducción de espacio. Para buscar una información, hay que recorrer uno o varios CDS, hasta poder encontrarla. Son horas o días de tiempo. A mayor documentación, mayor problema. Pero, además, solo puede hacerlo el que posee el CD.

Digitalización: Si bien se parte de un documento que pasó por el escaneo, digitalizar ese documento podemos:

  1. Hacer una búsqueda por índice creado por el propio cliente asociando una palabra o un concepto a la búsqueda, ejemplo: facturas de venta: por número, por fecha, por razón social, por producto, por vendedor, por localidad, por número de inscripción, etc.
  2. Guardar las imágenes en forma indistinta en el servidor del distribuidor, en un servidor del cliente, o en la nube.
  3. Integrar rápidamente la información de casas centrales y sucursales.
  4. Consultar la información desde cualquier localidad o país y en forma concurrente entre varias personas.
  5. Los CEO o dueños de empresas o estudios contables y/ jurídicos podrán ver, y tener en sus pantallas, del lugar donde accedan al sistema de gestión digital, todos los documentos de todos los clientes sin necesidad de traslados y en milisegundos.
  6. Acceder a servicios prestados por el distribuidor o comprar licencia propia.
  7. Integrar factura electrónica
  8. Integrar a los documentos digitalizados, otros archivos externos.
  9. Compatibilidad con otros sistemas.
  10. Generar otros ingresos por ventas, extrayendo información de la base de datos y dándole más servicios al cliente. Ej. estadísticas. Posibilidad de expandirse en el mercado, pueden tener descuentos especiales, o ser sub-agentes que trabajen para el distribuidor en cualquier localidad, estado o país.

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